SOFTWARE GESTÃO DOCUMENTAL
Capturar / Criar:
- Classificação hierárquica de documentos em categorias.
- Suporte a quaisquer tipos de arquivos sem a modificação do seu formato original.
- Integração perfeita com softwares populares como aplicativos do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Visio) e Open Office, software de desenho CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, etc.), Adobe PDF, Corel Draw, editores de imagem e muitos outros.
- Utilização de modelos nos processos de criação e revisão de documentos.
- Armazenamento dos arquivos em banco de dados ou em servidores distribuídos com mecanismos de compressão e proteção por senha.
- Integração do conteúdo armazenado com o sistema de ERP corporativo.
Gestão / Revisão:
- Auditoria de acesso sobre as ações executadas (visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos).
- Controle de revisão de documentos utilizando workflow padrão ou customizado pela necessidade de negócio.
- Definição dos direitos de acesso aos documentos por grupos de usuários e tipos de documentos.
- Mecanismo de segurança para restrição de cópia e impressão de documentos.
- Marca d'água para identificação de cópia controlada na impressão de documentos.
- Controle do envio, recebimento e cancelamento de cópias de documentos impressas ou distribuídas por e-mail.
- Emissão de listas mestras a partir de diversos critérios de classificação.
- Controle de check-in e check-out para garantir que um mesmo documento não será editado simultaneamente por várias pessoas.
- Marcações (markup) e opções de controle de mudanças para o rastreamento de alterações específicas em um documento.
- Assinatura digital em documentos e em arquivos PDF atendendo a requisitos de regulamentos e conformidades.
Entrega / Publicar:
- Pesquisa de documentos a partir de quaisquer dados como número, assunto, palavra-chave, etc.
- Pesquisa avançada por textos no próprio corpo dos documentos (Full-Text Search).
- Circulação eletrônica dos documentos publicados com assinatura de conhecimento pelos usuários.
- Visualizador próprio para dezenas de formatos de arquivo, como Word, Excel, Autocad, formatos de imagem (bmp, tiff, jpeg, etc.).
Guardar / Preservar
- Repositórios controlados que otimizam espaços e reduzem o risco de questões legais e conformidade.
- Tabela de temporalidade para determinar o prazo de guarda de um documento e sua destinação após este prazo.
- Arquivamento de documentos para definir como preservar e evitar riscos legais pela retenção dos mesmos.
- Remoção de documentos obsoletos apenas quando possíveis de serem excluídos.
