ORGANIZAÇÃO

Organização

• Permite padronizar e normatizar as rotinas de arquivamento da empresa, facilitando o acesso e reduzindo o tempo gasto na busca dos documentos. Proporciona o conhecimento real do conteúdo e controle do trâmite documental, reduzindo volumes através da eliminação dos documentos sem utilidade. Este processo garante a preservação segura dos arquivos de real valor.

Verifique maiores informações sobre o serviço:

• Levantamento de dados nos arquivos de origem para diagnóstico inicial e elaboração de projeto de organização;
• Implantação do projeto de organização de documentos, com profissionais capacitados e treinados, para garantir um excelente padrão de eficiência e produtividade para sua empresa;
• Transporte dos documentos da empresa para a DIGIFILE a fim de executar a organização ou realização do trabalho na própria Empresa, com os profissionais da DIGIFILE;
• Análise do fluxo documental a fim de definir a metodologia adequada para a organização do acervo, bem como estudo da estrutura interna e regulamentação da Empresa;
• Avaliação de assuntos junto aos responsáveis, a fim de definir prazos de guarda e destinação dos documentos;
• Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental, com base na legislação vigente e necessidade do cliente, aprovando-a junto aos responsáveis;
• Organização e identificação dos documentos adotando metodologia adequada de forma padronizada;
• Separação dos documentos sem valor informativo, probatório ou fiscal e realização do descarte, de acordo com a Tabela de Temporalidade, elaborando os Termos de Eliminação;
• Definição de sistemática de controle para consultas, pesquisas e empréstimos de documentos, bem como registro de usuários e devoluções;
• Elaboração de Manual de Procedimentos e treinamento da sistemática de arquivo implantada aos usuários; possibilidade de manutenções periódicas da organização nos clientes

Consulta e retirada de documentos:

Serviço para manuseio e movimentação das caixas arquivadas. São acessadas na sala de consulta Digifile ou entregues diretamente no local determinado.

Verifique maiores detalhes sobre o serviço:

• Acesso exclusivo para pessoas autorizadas das Empresas e com prévia;
• Os serviços de manuseio/movimentação de caixas, serão executados por funcionários da DIGIFILE.;
• As consultas/pesquisas serão na sala de consulta da DIGIFILE e a retirada de documentos passará por controle de protocolo;
• A DIGIFILE fornece transporte para a entrega de documentos no local solicitado, podendo ainda ser utilizada a equipe de malote do cliente, reduzindo assim, os custos operacionais.

Outsourcing (BPO):

Conforme necessidade dos clientes, todos os serviços disponibilizados pela Digifile podem ser executados em célula de operação implementada dentro da própria empresa.

Verifique maiores detalhes sobre o serviço:

• A Digifile faz estudo analisando necessidade especificas do cliente.;
• Conforma análise, a célula de operação é implementada. Constituída por hardwares e softwares, recursos humanos e metodologia de trabalho, funciona de forma independente dentro da estrutura do cliente.;
• Os trabalhos são executados de forma a terceirizar toda a gestão com o acervo documental na empresa.;